Dieser Artikel hilft Dir dabei, den Inkasso-Bereich bei CopeCart optimal zu nutzen. Erfahre, wie Du den Status Deiner offenen Forderungen im Blick behältst und den Ablauf des Mahnverfahrens bestmöglich gestaltest.
Wir zeigen Dir, welche Statusmeldungen es gibt und wie Du Deine Inkasso-Einstellungen für eine reibungslose Abwicklung anpassen kannst – so hast Du jederzeit alle wichtigen Informationen zur Hand und kannst effizient agieren.
Der Inkasso-Bereich in deinem CopeCart-Account
Gehe in deinem Account auf die Kategorie "Transaktionen" und wähle dann oben rechts im Menü die Rubrik "Inkasso (Beta)"
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Einstellungen in deinem Inkasso
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Mahnoptionen im Inkasso-Tab bei CopeCart
Du kannst im Inkasso-Tab zwischen zwei Mahnoptionen wählen. Beachte, dass diese Einstellung nur alle 30 Tage geändert werden kann. Klicke auf den Stift, um die entsprechende Auswahl zu treffen:
Option A: Mahnwesen + Inkasso + Kündigung
Zahlt der Kunde trotz zweier Mahnungen nicht, übernimmt unser Inkassopartner den Fall. Sollte die vorgerichtliche Inkassobearbeitung erfolglos bleiben, wird der Vorgang abgeschlossen und der Auftrag storniert.Option B: Mahnwesen + Inkasso + gerichtliches Mahnverfahren
Bleibt die Zahlung auch nach mehreren Mahnungen aus, übergibt unser Inkassopartner den Fall. Ein gerichtliches Mahnverfahren bieten wir derzeit jedoch noch nicht an, da hierfür zusätzliche interne Prozesse und Vorbereitungen erforderlich sind. Der Prozess endet aktuell mit dem Inkasso.
Automatische Übergabe unbezahlter Forderungen an Inkasso
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Indem du den Regler auf aktiv stellst, wählst du aus, ob offene Forderungen automatisch an das Inkasso übergeben werden sollen.
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Ist diese Option aktiviert, kannst du zudem festlegen, ab welchem Forderungsbetrag die Übergabe erfolgt: alle Forderungen oder nur Beträge über 100 €, 200 €, 500 €, 1.000 €, 10.000 € oder einen individuell definierten Betrag.
Alle neu eingehenden, überfälligen Bestellungen, die die gewählte Grenze überschreiten, werden dann ohne weitere Prüfung direkt an das Inkasso weitergeleitet.
Manuelle Prüfung
Ohne die Aktivierung der automatischen Funktion werden offene Fälle im Status „Warten auf Freigabe“ angezeigt. Du kannst sie individuell prüfen und mit einem Klick auf „Starten“ an das Inkasso übergeben.
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In diesem Fall, werden offene Fälle im Status „Warten auf Freigabe“ angezeigt. Du hast die Möglichkeit, sie individuell zu prüfen und durch einen Klick auf „Starten“ an das Inkasso zu übergeben.
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Wenn du den Fall nicht an das Inkasso übergeben möchtest, klicke einfach auf „Abbrechen“. Damit wird der Fall beendet.
Automatische Übergabe von Rückbuchungen an Inkasso
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Hier kannst du festlegen, ob Rückbuchungen – also Fälle, in denen Zahlungen vom Kunden zurückgezogen wurden – automatisch an das Inkasso übergeben werden sollen.
Ist diese Option deaktiviert, kannst du jede Rückbuchung manuell prüfen und dann bei Bedarf an das Inkasso weiterleiten.
Wichtig: Für die Einleitung des Mahnverfahrens und die Übergabe an unseren Inkassopartner ist eine vollständige Adresse der Kundin bzw. des Kunden zwingend erforderlich. Bitte stelle daher sicher, dass die korrekten Adressdaten vorab vollständig vorliegen.
Anwendung von Filtern + Status
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Wenn du mehrere offene Forderungen verwalten möchtest, kannst du die Filteroptionen nutzen, um gezielt nach Informationen zu suchen.
Wähle „In Bearbeitung“, um den Status der aktuell bearbeiteten Fälle einzusehen. Mit der Auswahl „Alle Perioden“ kannst du den gewünschten Zeitraum für deine Übersicht festlegen.
Um eine Liste im CSV-Format herunterzuladen, klicke einfach auf den „CSV herunterladen“-Button.
Im Feld „Betrag“ kannst du die Forderungssumme eintragen, nach der du filtern möchtest. Zudem hast du die Möglichkeit, nach Bestell-ID sowie dem Vor- oder Nachnamen der Kundin bzw. des Kunden zu filtern. So behältst du stets den Überblick über deine Fälle.
Statusmeldungen
Im Inkasso-Tab findest du verschiedene Statusmeldungen, die dir anzeigen, in welchem Schritt sich deine ausstehenden Forderungen befinden. Jeder Status gibt dir Hinweise dazu, ob und welche weiteren Maßnahmen erforderlich sind. Nachfolgend findest du eine Übersicht der möglichen Statusmeldungen und ihre Bedeutung.
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In Bearbeitung: Dieser Status ist identisch mit dem Status „Laufend“. Er zeigt an, dass das Mahnverfahren gestartet wurde, die Forderung jedoch noch nicht an unseren Inkasso-Partner übermittelt wurde. In der Regel wechselt dieser Status automatisch zu „Mahnlauf gestartet“, sobald die Übermittlung erfolgt ist.
Überfällig: Dieser Status bezieht sich nicht direkt auf das Mahnverfahren, sondern auf die Bestellung selbst. Eine Bestellung wird „Überfällig“, wenn sie nicht rechtzeitig bezahlt wurde. Dieser Status ist in der Bestellübersicht sichtbar, ist jedoch in der Inkasso-Tabelle inaktiv.
Warten auf Freigabe: Sobald eine Bestellung ins Mahnverfahren übergeht, erhält sie zunächst den Status „Warten auf Freigabe“. In diesem Status passiert nichts, bis der Vendor das Mahnverfahren selbst aktiviert. Dafür steht dem Vendor ein „Start“-Button zur Verfügung. Mit diesem Button kann das Mahnverfahren gestartet werden.
Laufend: Dieser Status zeigt an, dass das Mahnverfahren gestartet wurde, die Bestellung jedoch noch nicht an Diagonal übermittelt wurde. Dieser Status ist identisch mit dem Status „In Bearbeitung“. In der Regel wechselt dieser Status automatisch zu „Mahnlauf gestartet“. Sollte das nicht geschehen, kann der Status manuell angepasst werden.
Gekündigt: Fälle mit diesem Status wurden nach dem Start des Mahnverfahrens beendet oder abgebrochen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Bestellung storniert wurde – nur das Mahnverfahren ist beendet. Wichtig ist hier, in welchem Schritt des Inkasso-Prozesses sich die Bestellung aktuell befindet:
Vor Übergabe an unseren Inkasso-Partner: Der Vendor kann das Mahnverfahren selbst über CopeCart abbrechen.
Nach Übergabe an unseren Inkasso-Partner: Eine Kündigung ist nur über unseren Inkasso-Partner möglich. In diesem Fall fallen eventuell Gebühren an.
Blockiert: Dieser Status bedeutet so viel wie „pausiert“ und wird nur in Einzelfällen vom System gesetzt.
Bereit zur Übergabe: Dieser Status zeigt an, dass die Forderung bereit ist, an den Inkasso-Partner übergeben zu werden. Für den Vendor ist dieser Status praktisch identisch mit „Warten auf Freigabe“, da beide anzeigen, dass noch keine aktive Maßnahme erfolgt ist. Die tatsächliche Aktivierung erfolgt durch den Vendor über den „Start“-Button.
Mahnlauf gestartet: Dieser Status zeigt, dass der Fall an unseren Inkasso-Partner weitergegeben wurde.
Bezahlt: Der Kunde zahlt nach Start des Mahnverfahrens an CopeCart und die Zahlung ist im System verbucht.
Gescheitert: Die Bestellung erfüllt nicht alle Voraussetzungen, um an unseren Inkasso-Partner weitergeleitet zu werden.
Schließen: Das Mahnverfahren wurde vom Vendor gestoppt, sodass keine Übertragung an unseren Inkasso-Partner erfolgt.
Wir hoffen, dass dieser Artikel dir einen guten Überblick verschafft hat und dass du anschließend deine gewünschten Einstellungen vornehmen kannst.
Für weitere Fragen wende dich gerne an unser Support-Team.
Beste Grüße
Dein CopeCart Team