Dieser Artikel hilft Dir dabei, den Inkasso-Bereich bei CopeCart optimal zu nutzen. Erfahre, wie Du den Status Deiner offenen Forderungen im Blick behältst und den Ablauf des Mahnverfahrens bestmöglich gestaltest.
Wir zeigen Dir, welche Statusmeldungen es gibt und wie Du Deine Inkasso-Einstellungen für eine reibungslose Abwicklung anpassen kannst – so hast Du jederzeit alle wichtigen Informationen zur Hand und kannst effizient agieren.
Der Inkasso-Bereich in deinem CopeCart-Account
Gehe in deinem Account auf die Kategorie "Transaktionen" und wähle dann oben rechts im Menü die Rubrik "Inkasso (Beta)"
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Einstellungen in deinem Inkasso
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Mahnoptionen im Inkasso-Tab bei CopeCart
Du kannst im Inkasso-Tab zwischen zwei Mahnoptionen wählen. Beachte, dass diese Einstellung nur alle 30 Tage geändert werden kann. Klicke auf den Stift, um die entsprechende Auswahl zu treffen:
Option A: Mahnwesen + Inkasso + Kündigung
Zahlt der Kunde trotz zweier Mahnungen nicht, übernimmt unser Inkassopartner den Fall. Sollte die vorgerichtliche Inkassobearbeitung erfolglos bleiben, wird der Vorgang abgeschlossen und der Auftrag storniert.Option B: Mahnwesen + Inkasso + gerichtliches Mahnverfahren
Bleibt die Zahlung auch nach mehreren Mahnungen aus, übergibt unser Inkassopartner den Fall. Ein gerichtliches Mahnverfahren bieten wir derzeit jedoch noch nicht an, da hierfür zusätzliche interne Prozesse und Vorbereitungen erforderlich sind. Der Prozess endet aktuell mit dem Inkasso.
Automatische Übergabe unbezahlter Forderungen an Inkasso
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Indem du den Regler auf aktiv stellst, wählst du aus, ob offene Forderungen automatisch an das Inkasso übergeben werden sollen.
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Ist diese Option aktiviert, kannst du zudem festlegen, ab welchem Forderungsbetrag die Übergabe erfolgt: alle Forderungen oder nur Beträge über 100 €, 200 €, 500 €, 1.000 €, 10.000 € oder einen individuell definierten Betrag.
Alle neu eingehenden, überfälligen Bestellungen, die die gewählte Grenze überschreiten, werden dann ohne weitere Prüfung direkt an das Inkasso weitergeleitet.
Manuelle Prüfung
Ohne die Aktivierung der automatischen Funktion werden offene Fälle im Status „Warten auf Freigabe“ angezeigt. Du kannst sie individuell prüfen und mit einem Klick auf „Starten“ an das Inkasso übergeben.
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In diesem Fall, werden offene Fälle im Status „Warten auf Freigabe“ angezeigt. Du hast die Möglichkeit, sie individuell zu prüfen und durch einen Klick auf „Starten“ an das Inkasso zu übergeben.
Wenn du den Fall nicht an das Inkasso übergeben möchtest, klicke einfach auf „Abbrechen“. Damit wird der Fall beendet.
Automatische Übergabe von Rückbuchungen an Inkasso
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Hier kannst du festlegen, ob Rückbuchungen – also Fälle, in denen Zahlungen vom Kunden zurückgezogen wurden – automatisch an das Inkasso übergeben werden sollen.
Ist diese Option deaktiviert, kannst du jede Rückbuchung manuell prüfen und dann bei Bedarf an das Inkasso weiterleiten.
Wichtig: Für die Einleitung des Mahnverfahrens und die Übergabe an unseren Inkassopartner ist eine vollständige Adresse der Kundin bzw. des Kunden zwingend erforderlich. Bitte stelle daher sicher, dass die korrekten Adressdaten vorab vollständig vorliegen.
Anwendung von Filtern
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Wenn du mehrere offene Forderungen verwalten möchtest, kannst du die Filteroptionen nutzen, um gezielt nach Informationen zu suchen.
Wähle „In Bearbeitung“, um den Status der aktuell bearbeiteten Fälle einzusehen. Mit der Auswahl „Alle Perioden“ kannst du den gewünschten Zeitraum für deine Übersicht festlegen.
Um eine Liste im CSV-Format herunterzuladen, klicke einfach auf den „CSV herunterladen“-Button.
Im Feld „Betrag“ kannst du die Forderungssumme eintragen, nach der du filtern möchtest. Zudem hast du die Möglichkeit, nach Bestell-ID sowie dem Vor- oder Nachnamen der Kundin bzw. des Kunden zu filtern. So behältst du stets den Überblick über deine Fälle.
Mahnfälle Übersicht
Hier findest du eine Übersicht aller Inkasso-Fälle. Du kann den jeweiligen Prozess abbrechen oder einen Mahnprozess starten.
Außerdem werden dir die relevanten Daten der Kunden angezeigt, wie Name, Bestell-ID und Zahlungsplan, die während des Kaufs deines Produkts erfasst wurden.
Der Inkasso-Status bietet dir die Möglichkeit, den aktuellen Stand bei jedem deiner Kunden einzusehen.
Zusätzlich erhältst du Einblicke in die Forderungshöhe, den Bestellbetrag, den bereits bezahlten Betrag, die Stornierungskosten sowie den Ablauf der gewählten Mahnoption.
Wir hoffen, dass dieser Artikel dir einen guten Überblick verschafft hat und dass du anschließend deine gewünschten Einstellungen vornehmen kannst.
Für weitere Fragen wende dich gerne an unser Support-Team.
Beste Grüße
Dein CopeCart Team