Este artículo le ayudará a sacar el máximo partido del área de cobros de CopeCart. Descubra cómo puede controlar el estado de sus cobros pendientes y organizar el proceso de reclamación de la mejor manera posible.
Le mostramos qué mensajes de estado están disponibles y cómo puede personalizar la configuración de sus cobros para un procesamiento sin problemas, de modo que tenga toda la información importante a su alcance en todo momento y pueda actuar con eficacia.
El área de cobros en su cuenta CopeCart
Vaya a la categoría «Transacciones» de su cuenta y, a continuación, seleccione la sección «Duedas (Beta)» en el menú superior derecho
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Ajustes en su cobro de deudas
En esta página encontrarás una ventana emergente donde podrás revisar, actualizar si es necesario y confirmar tu configuración de cobro.
Si seleccionas "Confirm", tus reclamaciones pendientes se enviarán automáticamente a nuestro socio de cobros.
Si eliges "Cancel", las reclamaciones se registrarán igualmente, pero se guardarán inicialmente con el estado "En espera" y no se enviarán.
En "Current Settings", puedes cambiar esta opción en cualquier momento.
Transferencia automática de reclamaciones impagadas al cobro
Abre el "Dunning Archive" para revisar más detalles.
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2. A través de esta pestaña, puedes seleccionar o ajustar las opciones de reclamación.
Puedes elegir entre dos opciones de reclamación en la pestaña de cobro. Ten en cuenta que esta configuración solo se puede cambiar cada 30 días. Haz clic en el lápiz para realizar la selección correspondiente:
Opción A: Reclamación + Cobro + Cancelación
Si el cliente no paga a pesar de dos recordatorios, nuestro socio de cobro asumirá el caso. Si el proceso de cobro extrajudicial no tiene éxito, el caso se cerrará y el pedido será cancelado.Opción B: Reclamación + Cobro + Procedimiento de Reclamación Judicial
Si el pago sigue sin realizarse después de varios recordatorios, nuestro socio de cobro asumirá el caso. Sin embargo, actualmente no ofrecemos un procedimiento de reclamación judicial, ya que se requieren procesos internos adicionales y preparativos. El proceso actualmente finaliza con el cobro.
3. Al activar el control deslizante, seleccionas si las reclamaciones pendientes deben ser enviadas automáticamente a cobro.
Si esta opción está activada, también puedes definir a partir de qué importe se realizará la transferencia: todas las reclamaciones o solo importes superiores a 100 €, 200 €, 500 €, 1.000 €, 10.000 € o una cantidad personalizada.
Todos los nuevos pedidos vencidos que superen el umbral seleccionado se transferirán directamente al proceso de cobro sin más revisión.
Las reclamaciones de ≤ 49 € ya no se enviarán a la empresa de cobros.
Se seguirán generando y mostrando en el sistema, pero no se enviarán al proceso de cobro externo, ya que no es económicamente viable en este rango de montos.
Revisión Manual
Sin la activación de la función automática, los casos abiertos se mostrarán con el estado "Esperando aprobación". Puedes revisarlos individualmente y enviarlos al cobro con un clic en "Iniciar".
En este caso, los casos abiertos se mostrarán con el estado "Esperando aprobación". Tienes la opción de revisarlos individualmente y enviarlos al cobro haciendo clic en "Iniciar".
Si no deseas enviar el caso al cobro, simplemente haz clic en "Cancelar". Esto cerrará el caso.
Transferencia automática de contracargos al cobro
Aquí puedes definir si los contracargos, es decir, los casos en los que los pagos han sido revertidos por el cliente, deben ser enviados automáticamente al cobro.
Si esta opción está desactivada, podrás revisar manualmente cada contracargo y enviarlo al cobro si es necesario.
Importante: Es necesario contar con una dirección completa del cliente para iniciar el proceso de cobranza y transferir el caso a nuestro socio de cobros. Asegúrate de que los datos de la dirección estén completos y correctos de antemano.
Actualmente, solo puedes enviar productos individuales – no toda la orden – a nuestro socio de cobros.
Filtros + Estado
Si deseas gestionar varias reclamaciones abiertas, puedes utilizar las opciones de filtro para buscar información específica.
Selecciona "En Proceso" para ver el estado de los casos actualmente en trámite. Al seleccionar "Todos los Períodos", puedes definir el período deseado para tu vista general.
Para descargar una lista en formato CSV, simplemente haz clic en el botón "Descargar CSV".
En el campo "Monto", puedes ingresar la cantidad de la reclamación por la que deseas filtrar. Además, tienes la opción de filtrar por ID de pedido, así como por el nombre o apellido del cliente. De esta forma, podrás mantener siempre el control de tus casos.
Razón del Cobro
En nuestro sistema, existen tres activadores automáticos que pueden desencadenar una transferencia al cobro:
Contracargo: Si un pago es revertido por el cliente a través del banco o proveedor de pagos.
Cuota No Pagada: Si una cuota de un plan de pagos no se paga a tiempo.
Factura No Pagada: Si una factura permanece abierta después de la fecha de vencimiento.
CopeCart recomienda encarecidamente entregar o liberar los productos – tanto físicos como digitales – solo después de recibir el pago completo del comprador.
Solo cuando el comprador ha recibido un producto pero no lo ha pagado, existe una verdadera deuda desde el punto de vista legal. Si el proveedor no ha entregado el producto y el comprador no ha pagado, no existe una deuda legalmente exigible.
Basado en esta lógica y las recomendaciones vinculantes de CopeCart, los siguientes casos ya no se consideran deudas y, por lo tanto, no se enviarán a la agencia de cobros:
Factura (pago único o plan de pagos – primer pago): factura impaga
SEPA (pago único o plan de pagos – primer pago): pago fallido
Mensajes de estado
En la pestaña de Cobros, encontrarás varios mensajes de estado que te indican en qué paso se encuentran tus reclamaciones pendientes. Cada estado te da indicaciones sobre si y qué medidas adicionales son necesarias. A continuación, se muestra una descripción general de los posibles mensajes de estado y su significado.
En proceso: Este estado es idéntico al estado "En curso". Indica que el proceso de cobro ha comenzado, pero la deuda aún no se ha enviado a nuestro socio de cobros.
Vencido: Este estado no se refiere directamente al proceso de cobro, sino al pedido en sí. Un pedido se considera "Vencido" si no se ha pagado a tiempo. Este estado es visible en la vista general de pedidos, pero está inactivo en la tabla de cobros.
Esperando liberación: Cuando un pedido entra en el proceso de cobro, inicialmente recibe el estado "Esperando liberación". No sucede nada en este estado hasta que el vendedor activa el proceso de cobro. El vendedor tiene acceso a un botón de "Iniciar" para esto. Al hacer clic en este botón, se inicia el proceso de cobro.
En curso: Este estado indica que el proceso de cobro ha comenzado, pero el pedido aún no ha sido enviado a Diagonal. Este estado es idéntico al estado "En proceso". Normalmente, este estado cambia automáticamente a "Proceso de cobro iniciado". Si esto no sucede, el estado se puede ajustar manualmente.
Cancelado: Los casos con este estado se han terminado o cancelado después de que comenzó el proceso de cobro. Sin embargo, esto no significa que el pedido haya sido cancelado, solo que el proceso de cobro ha terminado. Es importante saber en qué paso del proceso de cobro se encuentra el pedido actualmente:
Antes de la transferencia a nuestro socio de cobros: El vendedor puede cancelar el proceso de cobro a través de CopeCart.
2. Después de la transferencia a nuestro socio de cobros: La cancelación solo es posible a través de nuestro socio de cobros. En este caso, pueden aplicarse tarifas.
Bloqueado: Este estado significa "en pausa" y solo se establece en casos excepcionales.
Listo para transferir: Este estado indica que la reclamación está lista para ser entregada a nuestro socio de cobros. Para el vendedor, este estado es prácticamente idéntico a "Esperando liberación", ya que ambos indican que aún no se ha tomado ninguna medida activa. La activación real se realiza cuando el vendedor hace clic en el botón "Iniciar".
Proceso de cobro iniciado: Este estado indica que el caso ha sido enviado a nuestro socio de cobros.
Pagado: El cliente paga a CopeCart después de que comienza el proceso de cobro, y el pago se registra en el sistema.
Fallido: El pedido no cumple con todos los requisitos para ser enviado a nuestro socio de cobros.
Cerrar: El proceso de cobro fue detenido por el vendedor, por lo que no se realiza ninguna transferencia a nuestro socio de cobros.
Esperamos que este artículo le haya proporcionado una buena visión de conjunto y que después pueda realizar los ajustes que desee.
Saludos cordiales
Su equipo CopeCart