Cet article vous aide à tirer le meilleur parti de la zone de recouvrement de CopeCart. Apprenez à suivre l'état de vos créances impayées et à optimiser le processus de rappel.
Nous vous montrerons les différents messages d'état disponibles et comment ajuster vos paramètres de recouvrement pour une expérience de traitement fluide - de sorte que vous ayez toujours toutes les informations importantes à portée de main et que vous puissiez agir efficacement.
La zone d'encaissement dans votre compte CopeCart
Allez dans la catégorie « Transactions » de votre compte et sélectionnez la section « Dettes (Beta) » dans le menu en haut à droite.
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Paramètres de votre recouvrement de créances
Sur cette page, vous trouverez une fenêtre pop-up vous permettant de vérifier, mettre à jour si nécessaire, puis confirmer vos paramètres de recouvrement.
Si vous sélectionnez « Confirm », vos créances en attente seront automatiquement transmises à notre partenaire de recouvrement.
Si vous choisissez «Cancel», les créances seront tout de même enregistrées, mais elles seront initialement sauvegardées avec le statut « En attente » et ne seront pas transmises.
Dans « Current Settings », vous pouvez modifier cette option à tout moment.
Transfert automatique des créances impayées au service de recouvrement
1. Ouvrez l'«""Dunning Archive" pour examiner plus de détails.
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2. Grâce à cet onglet, vous pouvez sélectionner ou ajuster les options de relance.
Vous pouvez choisir entre deux options de relance dans l'onglet de recouvrement. Veuillez noter que cette option ne peut être modifiée que tous les 30 jours. Cliquez sur le crayon pour faire le choix correspondant:
Option A: Relance + Recouvrement + Résiliation
Si le client ne paie pas malgré deux rappels, notre partenaire de recouvrement prendra en charge le dossier. Si le processus de recouvrement amiable échoue, le dossier sera clôturé et la commande annulée.Option B: Relance + Recouvrement + Procédure de recouvrement judiciaire
Si le paiement est toujours en attente après plusieurs rappels, notre partenaire de recouvrement prendra en charge le dossier. Cependant, nous n'offrons actuellement pas de procédure de recouvrement judiciaire, car cela nécessite des processus internes supplémentaires et des préparations. Le processus se termine actuellement par le recouvrement.
3. En activant le curseur, vous sélectionnez si les créances en suspens doivent être transmises automatiquement au recouvrement.
Si cette option est activée, vous pouvez également définir à partir de quel montant la transmission s’effectue : toutes les créances ou uniquement les montants supérieurs à 100 €, 200 €, 500 €, 1.000 €, 10.000 € ou un montant personnalisé.
Toutes les nouvelles commandes en retard dépassant le seuil sélectionné seront ensuite transmises directement au recouvrement sans autre vérification.
Les créances de ≤ 49 € ne seront plus transmises à l'entreprise de recouvrement.
Elles continueront à être générées et affichées dans le système, mais ne seront pas envoyées au processus de recouvrement externe, car cela n'est pas économiquement viable dans cette fourchette de montants.
Vérification Manuelle
Sans l'activation de la fonction automatique, les cas ouverts seront affichés avec le statut "En attente d'approbation". Vous pouvez les examiner individuellement et les transmettre au recouvrement en cliquant sur "Démarrer".
Dans ce cas, les cas ouverts seront affichés avec le statut "En attente d'approbation". Vous avez la possibilité de les examiner individuellement et de les transmettre au recouvrement en cliquant sur "Démarrer".
Si vous ne souhaitez pas transmettre le dossier au recouvrement, cliquez simplement sur "Annuler". Cela clôturera le dossier.
Transfert automatique des rétrofacturations au recouvrement
Ici, vous pouvez définir si les rétrofacturations – c’est-à-dire les cas où les paiements ont été annulés par le client – doivent être automatiquement transmises au recouvrement.
Si cette option est désactivée, vous pouvez examiner manuellement chaque rétrofacturation et la transmettre au recouvrement si nécessaire.
Important : Une adresse complète du client est indispensable pour initier la procédure de recouvrement et transmettre le dossier à notre partenaire de recouvrement. Veuillez vous assurer que les coordonnées complètes de l'adresse sont disponibles au préalable.
Actuellement, vous pouvez transmettre des produits individuels – et non l'intégralité de la commande – à notre partenaire de recouvrement.
Filtres + Statut
Si vous souhaitez gérer plusieurs créances ouvertes, vous pouvez utiliser les options de filtre pour rechercher des informations spécifiques.
Sélectionnez "En cours" pour voir le statut des dossiers actuellement traités. En sélectionnant "Toutes les Périodes", vous pouvez définir la période souhaitée pour votre vue d'ensemble.
Pour télécharger une liste au format CSV, cliquez simplement sur le bouton "Télécharger CSV".
Dans le champ "Montant", vous pouvez saisir le montant de la créance sur lequel vous souhaitez filtrer. De plus, vous avez la possibilité de filtrer par ID de commande, ainsi que par le prénom ou le nom de famille du client. Cela vous permet de garder une vue d'ensemble de vos dossiers.
Raison du Recouvrement
Dans notre système, il existe trois déclencheurs automatiques qui peuvent entraîner un transfert au recouvrement :
Rétrofacturation : Si un paiement est annulé par le client via la banque ou le prestataire de paiement.
Versement Impayé : Si un versement d'un plan de paiement n'est pas payé à temps.
Facture Impayée : Si une facture reste ouverte après la date d'échéance.
CopeCart recommande vivement de livrer ou de libérer les produits – tant physiques que numériques – uniquement après réception du paiement complet de l'acheteur.
Ce n’est que lorsque l’acheteur a reçu un produit mais ne l’a pas payé qu’une véritable créance (« Dette ») existe d’un point de vue juridique. Si le fournisseur n’a pas livré le produit et que l’acheteur n’a pas payé, aucune créance légalement exécutoire n’existe.
Sur la base de cette logique et des recommandations contraignantes de CopeCart, les cas suivants ne sont plus considérés comme des créances et ne seront donc pas envoyés à l’agence de recouvrement :
Facture (paiement unique ou plan de paiement – première mensualité) : facture impayée
SEPA (paiement unique ou plan de paiement – première mensualité) : paiement échoué
Messages d'état
Dans l'onglet Recouvrement, vous trouverez divers messages d'état qui vous indiquent l'étape à laquelle se trouvent vos créances en souffrance. Chaque statut vous donne des indications sur les actions nécessaires et si elles doivent être prises. Voici un aperçu des messages d'état possibles et leur signification.
En cours : Ce statut est identique au statut "En cours". Il indique que le processus de recouvrement a commencé, mais la créance n’a pas encore été envoyée à notre partenaire de recouvrement.
En retard : Ce statut ne se rapporte pas directement au processus de recouvrement, mais à la commande elle-même. Une commande devient "En retard" si elle n’a pas été payée à temps. Ce statut est visible dans l’aperçu des commandes, mais il est inactif dans le tableau de recouvrement.
En attente de libération : Lorsqu’une commande entre dans le processus de recouvrement, elle reçoit d'abord le statut "En attente de libération". Rien ne se passe dans ce statut jusqu’à ce que le vendeur active le processus de recouvrement lui-même. Le vendeur dispose d’un bouton "Démarrer" à cet effet. En cliquant sur ce bouton, le processus de recouvrement est lancé.
En cours : Ce statut indique que le processus de recouvrement a commencé, mais que la commande n’a pas encore été envoyée à Diagonal. Ce statut est identique au statut "En cours". En règle générale, ce statut change automatiquement en "Processus de recouvrement démarré". Si cela ne se produit pas, le statut peut être ajusté manuellement.
Annulé : Les cas avec ce statut ont été terminés ou annulés après le démarrage du processus de recouvrement. Cependant, cela ne signifie pas que la commande a été annulée – seulement que le processus de recouvrement a été terminé. Il est important de savoir à quelle étape du processus de recouvrement se trouve la commande actuellement :
Avant la transmission à notre partenaire de recouvrement : Le vendeur peut annuler le processus de recouvrement via CopeCart.
2. Après la transmission à notre partenaire de recouvrement : Une annulation est uniquement possible par notre partenaire de recouvrement. Des frais peuvent être appliqués.
Bloqué : Ce statut signifie "en pause" et est défini par le système dans des cas exceptionnels.
Prêt pour transfert : Ce statut indique que la créance est prête à être transférée à notre partenaire de recouvrement. Pour le vendeur, ce statut est pratiquement identique à "En attente de libération", car les deux indiquent qu’aucune mesure active n’a encore été prise. L’activation réelle se fait lorsque le vendeur clique sur le bouton "Démarrer".
Processus de recouvrement démarré : Ce statut indique que le dossier a été transmis à notre partenaire de recouvrement.
Payé : Le client paie CopeCart après le démarrage du processus de recouvrement et le paiement est enregistré dans le système.
Échoué : La commande ne remplit pas toutes les conditions pour être envoyée à notre partenaire de recouvrement.
Fermer : Le processus de recouvrement a été arrêté par le vendeur, de sorte qu'aucune transmission à notre partenaire de recouvrement n’a lieu.
Nous espérons que cet article vous a donné une bonne vue d'ensemble et que vous pourrez ensuite effectuer les réglages souhaités.
Votre équipe CopeCart