Cet article vous aide à tirer le meilleur parti de la zone de recouvrement de CopeCart. Apprenez à suivre l'état de vos créances impayées et à optimiser le processus de rappel.
Nous vous montrerons les différents messages d'état disponibles et comment ajuster vos paramètres de recouvrement pour une expérience de traitement fluide - de sorte que vous ayez toujours toutes les informations importantes à portée de main et que vous puissiez agir efficacement.
La zone d'encaissement dans votre compte CopeCart
Allez dans la catégorie « Transactions » de votre compte et sélectionnez la section « Dettes (Beta) » dans le menu en haut à droite.
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Paramètres de votre recouvrement de créances
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Options de relance dans l'onglet recouvrement de CopeCart
Vous pouvez choisir entre deux options de relance dans l'onglet Recouvrement. Veuillez noter que ce paramètre ne peut être modifié que tous les 30 jours. Cliquez sur le crayon pour effectuer la sélection appropriée :
Option A : Relance + Recouvrement + Annulation
Si le client ne paie pas malgré deux rappels, notre partenaire de recouvrement prend en charge le dossier. Si le processus de recouvrement précontentieux n'aboutit pas, le dossier est clôturé et la commande est annulée.
Option B : Relance + Recouvrement + Actions en justice
Si le paiement n'est pas effectué après plusieurs rappels, notre partenaire de recouvrement reprend le dossier. Toutefois, nous n'offrons pas actuellement de procédure de relance judiciaire, car cela nécessite des processus et des préparations internes supplémentaires. La procédure se termine actuellement par le recouvrement de la dette.
Transfert automatique des créances impayées au service de recouvrement
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
En plaçant le curseur sur actif, vous indiquez si les créances impayées doivent être automatiquement transférées au service de recouvrement.
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Si cette option est activée, vous pouvez également spécifier le montant des créances à partir duquel le transfert a lieu : toutes les créances ou uniquement les montants supérieurs à 100 €, 200 €, 500 €, 1 000 €, 10 000 € ou un montant défini individuellement.
Toutes les nouvelles commandes en souffrance qui dépassent la limite sélectionnée sont alors transmises directement au service de recouvrement sans autre contrôle.
Contrôle manuel
Sans activer la fonction automatique, les dossiers en cours sont affichés avec le statut « En attente ». Vous pouvez les vérifier individuellement et les transférer au recouvrement en cliquant sur « Démarrer ».
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Dans ce cas, les dossiers ouverts sont affichés avec le statut « En attente d'approbation ». Vous avez la possibilité de les vérifier individuellement et de les transférer au recouvrement en cliquant sur « Démarrer ».
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Si vous ne souhaitez pas transférer le dossier au service de recouvrement, il vous suffit de cliquer sur « Annuler ». Le dossier sera alors clôturé.
Transfert automatique des rétrocessions au recouvrement
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Vous pouvez indiquer ici si les rétrocessions - c'est-à-dire les cas dans lesquels le client a retiré son paiement - doivent être automatiquement transmises au service de recouvrement.
Si cette option est désactivée, vous pouvez contrôler manuellement chaque rétrofacturation et la transmettre, le cas échéant, à l'encaissement.
Important : l'adresse complète du client est indispensable pour lancer la procédure de relance et la transmettre à notre partenaire de recouvrement. Veillez donc à ce que les données d'adresse correctes soient disponibles dans leur intégralité à l'avance.
Application des filtres + statut
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Si vous souhaitez gérer plusieurs dossiers ouverts, vous pouvez utiliser les options de filtrage pour rechercher des informations spécifiques.
Sélectionnez « En cours » pour afficher le statut des dossiers en cours de traitement. En sélectionnant « Toutes les périodes », vous pouvez spécifier la période souhaitée pour votre aperçu.
Pour télécharger une liste au format CSV, il suffit de cliquer sur le bouton « Télécharger CSV ».
Dans le champ « Montant », vous pouvez saisir le montant des créances que vous souhaitez filtrer. Vous avez également la possibilité de filtrer par numéro de commande et par le prénom ou le nom du client. Cela vous permet de garder un œil sur vos dossiers à tout moment.
Messages d'état
Dans l'onglet Recouvrement, vous trouverez différents messages d'état qui vous indiquent où en sont vos créances impayées. Chaque statut vous indique si des mesures supplémentaires sont nécessaires et lesquelles. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des messages de statut possibles et de leur signification.
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
En cours : Ce statut est identique au statut « En cours ». Il indique que la procédure de relance a été lancée mais que la créance n'a pas encore été envoyée à notre partenaire de recouvrement. En règle générale, ce statut passe automatiquement à « Envoyé à l'encaissement » dès que le transfert a été effectué.
En retard : ce statut ne se réfère pas directement à la procédure de relance, mais à la commande elle-même. Une commande devient « en souffrance » si elle n'a pas été payée à temps. Ce statut est visible dans la vue d'ensemble de la commande, mais il est inactif dans le tableau des encaissements.
En attente : Dès qu'une commande est transférée à la procédure de relance, elle reçoit initialement le statut « En attente ». Rien ne se passe dans ce statut jusqu'à ce que le fournisseur active lui-même la procédure de relance. Pour ce faire, le vendeur dispose d'un bouton « Démarrer ». Ce bouton peut être utilisé pour lancer la procédure de relance.
En cours : Ce statut indique que la procédure de relance a été lancée mais que la commande n'a pas encore été envoyée à Diagonal. Ce statut est identique au statut « En cours ». En règle générale, ce statut passe automatiquement à « Envoyé à l'encaissement ». Si ce n'est pas le cas, le statut peut être modifié manuellement.
Annulé : Les dossiers ayant ce statut ont été clôturés ou annulés après le lancement du processus de relance. Toutefois, cela ne signifie pas que l'ordre a été annulé, mais seulement que le processus de relance est terminé. Ce qui importe ici, c'est l'étape du processus de recouvrement dans laquelle se trouve actuellement l'ordre :
Avant la remise à notre partenaire de recouvrement : le vendeur peut annuler lui-même la procédure de relance via CopeCart.
Après la remise à notre partenaire de recouvrement : L'annulation n'est possible que par l'intermédiaire de notre partenaire de recouvrement. Dans ce cas, des frais peuvent être appliqués.
Bloqué : Ce statut signifie quelque chose comme « en pause » et n'est défini par le système que dans des cas individuels.
Prêt pour le recouvrement : Ce statut indique que la créance est prête à être transférée au partenaire de recouvrement. Pour le fournisseur, ce statut est pratiquement identique à « En attente », car les deux indiquent qu'aucune action active n'a encore été entreprise. L'activation proprement dite est effectuée par le vendeur via le bouton « Démarrer ».
Envoyé à l'encaissement : Ce statut indique que le dossier a été transmis à notre partenaire de recouvrement.
Payé : Le client paie CopeCart après avoir lancé le processus de relance et le paiement est enregistré dans le système.
Échec : La commande ne remplit pas toutes les conditions pour être transmise à notre partenaire de recouvrement.
Fermé : La procédure de relance a été interrompue par le fournisseur, de sorte qu'aucun transfert à notre partenaire de recouvrement n'a lieu.
Nous espérons que cet article vous a donné une bonne vue d'ensemble et que vous pourrez ensuite effectuer les réglages souhaités.
Votre équipe CopeCart